AGENCIAS PÚBLICAS

Usted tiene el derecho de obtener documentos o archivos y asistir a las reuniones de todas las agencias públicas - con ciertas limitadas excepciones.

 

          Esto aplica a:

           

-         Al Estado y Agencias gubernamentales locales, departamentos, instituciones, juntas, comisiones y autoridades y sus comités.

-         Agencias Ejecutivas, administrativas o legislativas. Así como las de la Rama Judicial y la División de Justicia Criminal con respecto a sus funciones administrativas.

-         Ciertas entidades privadas basado en los siguientes criterios: (1) si la entidad desempeña una función gubernamental; (2) el nivel de fondos provenientes del gobierno; (3) el alcance o envolvimiento del gobierno o la regulación; y (4) si la entidad fue creada por el gobierno.

 

 

REUNIONES PÚBLICAS

I.                   REUNIONES, INCLUYENDO AUDIENCIAS Y OTROS PROCESOS, DEBEN SER ABIERTOS AL PÚBLICO-EXCEPTO EN LIMITADAS SITUACIONES.

 

Una reunión pública es cualquier vista u otro procedimiento de una agencia pública, comunicación mediante o el quorum de una agencia de múltiples miembros, para discutir o actuar en materias sobre la cual tiene autoridad.

 

Lo que sigue no son reuniones públicas: reuniones de ciertos comités de búsqueda de personal; sesiones de estrategia y negociación colectiva; caucus políticos; reuniones sociales o al azar que no tienen la intención de relacionarse con asuntos oficiales  del trabajo; reuniones de personal o administrativas de una agencia de un solo miembro (por ejemplo el Alcalde); y comunicaciones limitadas sólo a la notificación sobre reuniones y las agendas de la agencia.

 

 

 

 

A un miembro del público que intente asistir a una reunión pública no se le puede requerir que se registre.

 

El público, así como los medios de comunicación, pueden fotografiar, grabar o transmitir las reuniones, sujeto a reglas  razonables previas con relación a la no interferencia con la conducción de la reunión.

 

II.       SÓLO TRES CLASES DE REUNIONES SON RECONOCIDAS BAJO LA LEY SOBRE ACCESO A RECORDS, INFORMACIÓN Y REUNIONES GUBERNAMENTAL (FREEDOM OF INFORMATION): REGULAR, ESPECIAL Y DE EMERGENCIA.

 

 

Una agencia del Estado debe someter cada año un calendario de todas sus reuniones regulares a la Secretaría de Estado. Una agencia de un pueblo o ciudad debe someter cada año un calendario de sus reuniones regulares al "Secretario Municipal" (Town Clerk).  En el caso de una agencia de distrito con varios pueblos ésta debe someter un calendario de sus reuniones regulares al secretario de cada municipio-miembro del distrito o de la agencia. 

 

 

Una reunión especial puede ser convocada hasta 24 horas (que no incluya fines de semana, dias feriados y dias  en que la oficina del Secretario de Estado o secretario municipal estén cerrados) antes de la hora acordada para comenzar la reunión. Una reunión especial puede ser llamada a convocatoria mediante notificación indicando el tiempo, lugar y el asunto a tratarse. Una agencia Estatal somete esta notificación al Secretario de Estado; una agencia local la somete al secretario municipal; una agencia con múltiples miembros en el distrito o agencia la somete al secretario municipal de cada miembro o agencia.

 

Una reunión de emergencia puede ser convocada sin cumplir con el requisito de notificación previa. Sin embargo, la agencia debe someter las minutas, incluyendo la razón para la emergencia, dentro de 72 horas de la reunión al Secretario de Estado si es una agencia estatal; al secretario municipal si es una agencia local; o con  el secretario de cada municipalidad miembro del distrito.

 

 

 

III. USTED TIENE EL DERECHO DE OBTENER UNA COPIA DE LA                                 NOTIFICACIÓN Y LA AGENDA DE UNA REUNIÓN.

 

Se le requiere a una agencia enviar notificaciones de sus reuniones, cuando sea viable, al menos una (1) semana con anterioridad a la fecha de la misma, a toda persona que haya hecho una solicitúd por escrito. La agencia puede establecer un cargo razonable por este servicio.

                  

Cada agencia debe hacer disponible la agenda de cada reunión regular, al menos 24 horas antes de la reunión a la cual se refiere. Nuevos asuntos no incluídos en la agenda pueden ser considerados y tomar decisiones sobre los mismos sólamente por votación de 2/3 partes de los miembros de la agencia.

           

IV.            LAS MINUTAS Y CONSTANCIA DE LAS VOTACIONES DEBEN ESTAR DISPONIBLES AL PÚBLICO.

 

Las minutas de cada reunión de la agencia debe estar disponible al público dentro de 7 dias de la sesión en la oficina de la agencia, si existe alguna; o si no, en la oficina del secretario de Estado para aquellas agencias estatales o en la oficina del secretario municipal para agencias locales. Las minutas deben contener constancia del voto de cada miembro sobre cualquier asunto bajo consideración en la agencia.

 

Los votos de cada miembro sobre cualquier asunto debe estar por escrito y hacerce disponible al público dentro de 48 horas de la reunión en que los votos fueron tomados, excluyendo fines de semana o dias feriados.

 

Las minutas de una reunión en la cuál una sesión ejecutiva se llevó a cabo debe indicar todas las personas que estaban presente en la sesión cerrada, excepto aquellos candidatos para un empleo que fueran entrevistados.

 

 

 

 

 

SESIONES EJECUTIVAS

 

I.    UNA AGENCIA PUEDE CONDUCIR CIERTAS PORCIONES DE SUS REUNIONES A PUERTA CERRADA CON UN VOTO DE 2/3 PARTES DE LOS MIEMBROS PRESENTES Y VOTANDO. ESTE VOTO DEBE SER CONDUCIDO EN UN SESIÓN PÚBLICA.

 

Reuniones para discutir las siguientes materias pueden ser a puerta cerrada: ciertos empleados (A menos  que el empleado envuelto pida que la discusión sea en público); estrategia y negociaciones sobre reclamaciones pendientes y litigios; asuntos de seguridad; adquisición de bienes raíces (si el hacerlo público pudiera aumentar el precio); o cualquier otro asunto que pudiera resultar en la divulgación de un record público exento de los requisitos de divulgación de records públicos.

 

Cualquier asunto o discusión en sesión cerrada tiene que limitarse a las areas antes mencionadas.

 

La agencia puede invitar personas para brindar testimonio u opiniones en la sesión ejecutiva, pero su asistencia será limitada únicamente al tiempo necesario para su testimonio o su opinión.

 

 

 

 

 

 

 

RECORDS PÚBLICOS

 

I.          LA MAYORÍA DE LOS RECORDS Y EXPEDIENTES DE AGENCIAS DEL ESTADO Y AGENCIAS LOCALES, INCLUYENDO LAS MINUTAS DE TODAS LAS REUNIONES ESTARÁN DISPONIBLES AL PÚBLICO PARA INSPECCIÓN Y SER COPIADOS.

 

Esto incluye

 

-         Información o data que esté tipografiada, manuscrito, grabado, impreso, fotografiado o archivado en computadora.

-         La mayoría de las cartas y memorandums internos o entre las agencias.

 

II.          RECORDS QUE ESTÁN EXENTOS DE SU  DIVULGACIÓN ESPECÍFICAMENTE POR LA LEY FEDERAL O LEGISLACIÓN ESTATAL NO ESTARÁN DISPONIBLES AL PÚBLICO.

 

También, los siguientes documentos podrían  no estar disponibles al público: algunos borradores o notas preliminares; expedientes de personal o médicos; ciertos expedientes sobre cumplimiento de la ley, incluyendo arresto de menores y la identificación de testigos y víctimas; records sobre litigación y reclamación pendientes, secretos de la ocupación y cierta información comercial o financiera; preguntas en exámenes que se usan para otorgar licencias, exámenes de empleo o académicos; evaluación o tasación de bienes raíces y contratos de construcción hasta que la propiedad haya sido adquirida; data sobre situación financiera personal requerida por una agencia que administra licencias; records relacionados con negociación  colectiva; planillas de contribución sobre ingresos y comunicaciones cubiertas bajo el privilegio de la relación abogado-cliente;  nombres y direcciones de estudiantes de escuela pública; información obtenida ilegalmente; ciertos documentos de investigaciones sobre mala conducta reportada en el gobierno estatal y nombres de los empleados estatales que reportan esta conducta indebida al Procurador General o a los Auditores del Estado; ciertos records de adopción; documentos sobre elección, primarias, referendo y páginas de petición para reuniones del pueblo, hasta que sean certificadas; ciertas quejas y records de la autoridad de la salud; ciertos records educacionales; ciertos records, cuando hay bases razonables creer que divulgación podría resultar en riesgo de la seguridad; y ciertos records si divulgación arriesgaría la seguridad o integridad de un sistema de tecnología de información. También, aquellos documentos en la búsqueda de personal que identifiquen a los candidatos no podrán hacerse públicos sin su consentimiento.

 

III.       USTED PUEDE INSPECCIONAR LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS DURANTE HORAS REGULARES DE OFICINA, PERO COPIAS, GRABADOS O TRANSCRIPCIONES DEBEN SER SOLICITADAS POR ESCRITO.

 

       El cargo por una copia de un documento público de una agencia del estado no debe exceder $0.25 por página. El cargo por una copia de un documento público de una agencia no estatal no puede exceder $0.50 por página. El cargo por un disco de computadora, cinta, grabación, transcripción  o una copia no debe exceder el costo actual incurrido por la agencia envuelta. La agencia también  puede requerir el pago por adelantado de estos honorarios si el estimado del costo es $10.00 o más.  Impuestos sobre la venta (sales tax) no podrán ser cargados por copias de records públicos que se hayan pedido al amparo de esta ley.

 

       La agencia debe renunciar a la imposición de estos cargos por copias si la persona pidiéndolas es pobre y no puede sufragar el costo; si los records son exentos de su divulgación; o si la agencia determina que la petición es para el bienestar público.

 

       Hay un cargo adicional por una copia certificada de un record público. Usted tiene derecho a tener rápido acceso para inspeccionar o copiar records públicos. Si la agencia falla en responder a una petición dentro de cuatro dias laborables, esta falla puede ser considerada como una denegación de la petición.

 

 

 

 

 

 

 

La Comisión Sobre Acceso a Records, Información y Reuniones Gubernamental (Freedom of Information Commission)

 

I.                   USTED PUEDE APELAR LA DENEGACIÓN DE CUALQUIER DERECHO CONFERIDO BAJO ESTA LEY A LA COMISIÓN SOBRE ACCESO A RECORDS, INFORMACIÓN Y REUNIONES GUBERNAMENTAL (FREEDOM OF INFORMATION COMMISSION).

 

Usted no tiene que contratar un abogado para apelar a la Comisión.

 

Usted tiene, sin embargo, que apelar a la Comisión dentro de los 30 días de la denegación de cualquier derecho conferido bajo esta ley.

 

II.                SI USTED TIENE ALGUNA PREGUNTA CONCERNIENTE A SUS DERECHOS BAJO LA LEY SOBRE ACCESO A RECORDS, INFORMACIÓN Y REUNIONES GUBERNAMENTAL (FREEDOM OF INFORMATION), INCLUYENDO COMO APELAR, POR FAVOR CONTACTE A:

 

La Comisión Sobre Acceso a Records, Información y Reuniones Gubernamental (Freedom Of Information Commission) del Estado de Connecticut

18-20 de la calle Trinity

Hartford, Connecticut 06106

Teléfono: (860) 566-5682

Una llamada gratis (solamente en CT) al número (866) 374-3617

FAX:  (860) 566-6474     

Email:  foi@ct.gov